Série Processos organizacionais (1/4) – Processos organizacionais

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Material de apoio :

Toda empresa é o resultado de processos organizacionais. E conhecer esses processos é fundamental para melhorar seus produtos ou serviços, oferecendo cada vez mais, com cada vez menos custo.

Se você não tem a real noção de como as coisas acontecem dentro da sua empresa, deveria. “Preocupe-se em mapear seus processos organizacionais”, indica Marcelo Marques.

Faça as seguintes perguntas:

 Existe uma razão para fazer tudo o que eu faço?

⇒ Tudo está sendo feito no momento certo?

⇒ Na hora certa?

⇒ Pelas pessoas certas?

⇒ Consumindo os recursos corretos?

O que são processos organizacionais?

De maneira geral, a estruturação do processo organizacional funciona assim: um processo é formado por vários subprocessos, que são formados por várias atividades, que são formadas por várias tarefas.

“É mais ou menos assim: várias tarefas formam uma atividade, várias atividades formam um subprocesso, vários subprocessos formam o processo organizacional”, explica o professor.

As tarefas organizacionais utilizam recursos. Ou seja, consomem tempo, pessoas e materiais. Por isso, os processos organizacionais geram custos.

Para que serve?

Qual é a razão que faz existir um processo organizacional? Ele, obrigatoriamente, precisa agregar valor para o seu negócio.

Se você identifica um processo que não agrega absolutamente nada a sua empresa, você deve eliminá-lo, pois existe aí uma anomalia processual.

O processo organizacional vai agregar valor ao seu negócio por meio do que ele produz. Esse resultado pode ser de três tipos, todos destinados ao cliente:

 produto
 serviço
 informação

Processo organizacional nas empresas

Todas as organizações representam uma coleção de processos organizacionais que são executados para atingir objetivos. Nenhuma empresa consegue produzir um produto, um serviço ou uma informação sem um processo.

O que acontece é que em muitas empresas esses processos não estão documentados, ou seja, mapeados. Mas, na prática, são conhecidos e executados. “O ideal é que você mapeie esses processos. Porque se um funcionário responsável por um setor entra de férias, alguém vai saber fazer o que ele faz?”, ressalta Marcelo.

No vídeo, o professor exemplifica o processo organizacional com a própria aula. Para que você assista ao produto final, que é a aula, acontece um processo. O professor grava, o câmera filma, o editor finaliza, o vídeo é enviado para o servidor e fica disponível online para você.

Se esse processo for mapeado, várias pessoas que precisarem fazer esse mesmo processo vão ter um passo a passo de como fazer. E, consequentemente, as chances de concluírem as tarefas com sucesso serão maiores.

Mapeamento de processo

Para mapear um processo organizacional, você deve fazer sete perguntas:

⇒ O que é feito (o processo em si)?

⇒ Por que?

⇒ Onde?

⇒ Quem?

⇒ Quando?

⇒ Como?

⇒ Quanto custa?

Mas, entre essas sete questões, uma é a mais importante. “Se você não tem a resposta ao ‘por que fazer esse processo’, ter ou não ter não vai fazer diferença. Então, você elimina aquele processo”, ensina o professor.

Ao mapear os processos organizacionais da sua empresa, você pode descobrir o que está sendo feito direito e o que está fora do prazo adequado. Pode fazer alterações e adequar as atividades e tarefas.

Próximas aulas

Gostou das dicas? Acompanhe as próximas aulas com o professor Marcelo Marques. Confira a programação aqui!

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