Ordem de serviço: o que é e como funciona

A Ordem de Serviço, conhecida também como OS, é um documento onde se registra, de maneira formal e detalhada, um pedido de serviço a ser oferecido a um cliente.

Ela é emitida visando compreender as necessidades do cliente, esclarecendo como a empresa irá sanar essa demanda. Funciona ainda como um guia interno da empresa, que poderá prever eventuais custos e riscos de execução.

ordem de serviço

A OS é indispensável para a boa comunicação entre clientes e empresas, visando ao bom andamento dos serviços prestados. Para que sua empresa tenha uma relação promissora com seus clientes, é fundamental compreender como gerir suas Ordens de Serviço.

Neste texto iremos detalhar como esse documento é importante e como utilizá-lo da melhor maneira.

Para que serve uma Ordem de Serviço?

Cada Ordem de Serviço funciona como um guia para satisfazer com sucesso a demanda de um cliente.

A OS define-se como um documento detalhando cada passo a ser dado. Quão mais detalhada for a Ordem de Serviço, menores serão os riscos de problemas na execução de cada projeto de venda.

A Ordem de Serviço funciona ainda como um relatório de dados detalhados sobre cada cliente. Demandas especiais, pedidos em caráter de urgência, prazos e demais especificações são descritos em cada OS visando à excelência na gestão do atendimento oferecido.

Qual a importância de uma Ordem de Serviço?

Este documento é o pontapé inicial na jornada que termina com o cliente plenamente satisfeito. Cada informação anotada deve ser analisada com atenção para evitar problemas futuros no desenvolvimento da venda proposta.

A Ordem de Serviço atua assim como um eficiente meio de promover três vantagens empresariais:

Evitar problemas na execução dos serviços: desta forma cada parte do processo será detalhada, colaborando para um padrão de alta qualidade e evitando a insatisfação do cliente.

Registrar detalhadamente as demandas dos clientes: cada consumidor é compreendido em sua totalidade, criando um cadastro de perfis de venda muito mais próximo das necessidades reais dos compradores.

Prever custos: cada Ordem de Serviço prevê o que será gasto, tanto em materiais quanto em mão de obra. Isso facilita a gestão interna da empresa e oferece uma previsão de lucro mais assertiva.

Como fazer uma Ordem de Serviço?

Os modelos variam de acordo com o estilo e serviços oferecidos por cada empresa. De modo geral, cada Ordem de Serviço deve conter os campos necessários para o preenchimento correto das informações.

É fundamental que o documento tenha um número único de identificação, permitindo que o mesmo seja cadastrado em um sistema de automação comercial e acompanhado de perto.

Lembre-se: cada Ordem de Serviço é única e jamais poderão ocorrer confusões nos processamentos de seus dados. Um bom sistema de gestão comercial pode garantir a eficiência deste processo.

De modo geral as Ordens de Serviço possuem os seguintes campos:

  • Número de identificação;
  • Local e data;
  • Nome e cargo do funcionário emissor;
  • Descrição detalhada do serviço que irá ser realizado;
  • Materiais e/ou mão de obra necessárias;
  • Valores e formas de pagamento;
  • Prazo de entrega;
  • Assinatura do cliente autorizando o serviço;
  • Assinatura do funcionário responsável.

Para uma Ordem de Serviço mais detalhada podem ser usados os seguintes campos:

  • Descrição do problema a ser resolvido;
  • Descrição da solução a ser oferecida;
  • Setores da empresa envolvidos no serviço oferecido;
  • Eventuais serviços de terceiros ou parceiros;
  • Demandas especiais do cliente;
  • Prazos de urgência;
  • Descontos especiais e fidelização;
  • Demais observações;
  • Fotos.

As Ordens de Serviço são obrigatórias?

Muitos empresários desconhecem o fato de que as Ordens de Serviço são previstas em lei. Portanto, trata-se de um documento legal, orientado para evitar eventuais problemas de execução em um serviço prestado.

As Ordens de Serviço aparecem no capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943, onde fica especificado que as empresas devem:

II – Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais; […]

Isso representa maior segurança para empresas que prestam serviços passíveis de riscos físicos aos seus funcionários, como construtoras, restaurantes ou serviços de limpeza.

Desta forma, a Ordem de Serviço é um instrumento de segurança do trabalho, previsto em lei e que deve ser respeitado.

Como executar uma Ordem de Serviço?

Isso depende do modo de gestão dentro do qual sua empresa opera. Em termos gerais, após a emissão de uma OS, o responsável pelo setor é acionado.

Se for uma empresa de venda de produtos, vendedores e estoquistas serão chamados para suprir a demanda proposta. Quando se trata de uma empresa de serviços, os profissionais envolvidos serão acionados para analisar a melhor estratégia de resolução do pedido.

É importante saber que cada setor acionado deverá ter pleno conhecimento dos detalhes da Ordem de Serviço e que, após o atendimento realizado, a mesma deverá ser arquivada para futuras consultas.

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