Aprenda a fazer gestão de estoque

Toda empresa que vende produtos, seja em uma loja física ou em um e-commerce, precisa ter uma gestão de estoque para que seja mantido em ordem e não haja prejuízos com perdas de mercadorias, produtos que não estejam mais em bom estado e até mesmo extravio. Mas como deve ser realizada uma gestão de estoque?

Primeiro é preciso entender que o conceito de gestão de estoque é o processo que é composto desde a escolha do tipo de estoque que um negócio terá e o modo que ele será organizado até o momento da lista que deve ser realizada periodicamente. O profissional que cuida dessa parte da empresa é o gestor financeiro, que estará encarregado de manter o controle do estoque.

gestão de estoque
Gestão de estoque é importante para todas as empresas

Outro ponto positivo da gestão de estoque é que ela evita o acúmulo ou o falta dos produtos que são vendidos pelo seu negócio. Além dos bons resultados começarem a surgir como: a diminuição nos gastos devido as perdas de itens e uma visão mais clara do estoque. Com isso, haverá também um equilíbrio com o ritmo de vendas e até um aumento na renda da empresa.

Função do gestor financeiro

Outra função do gestor financeiro é controlar o estoque pelos tipos de mercadorias existentes nas empresas. Além disso, o profissional também registra no controle de estoque a quantidade, o custo unitário e o total dos produtos vendidos.

O gestor financeiro também deve confirmar, em um determinado espaço de tempo que deverá ser definido pelo empreendedor, se o saldo verificado “bate” com o estoque físico da empresa. E, calcular o saldo em quantidade, o custo unitário e o total das mercadorias que estão no estoque.

Escolha o melhor tipo de estoque

Saber qual estoque é o ideal para o seu negócio é fundamental, já que a prestação de serviços e todos os produtos devem ficar armazenados no depósito. Além disso, o tipo de estoque pode influenciar na quantidade que o empreendedor deverá manter nesse local.

Mas quais e quantos são os tipos de estoque? No total são quatro divididos em: matéria prima e componentes que já estão prontos para serem utilizado na produção; mercadorias em andamento, que ainda não foram acabadas porém estão sendo produzidas; produtos finalizados prontos para serem vendidos; e por último os consumíveis, como por exemplo: papelaria e gasolina.

Outra forma de organizar o estoque é por meio de categorias, um exemplo disso é guardar os produtos que possuem o mesmo valor, do mais barato para o mais alto. Se você não tem dinheiro para montar um estoque com diversidade ou com grande quantidade de mercadorias, isso também irá te ajudar a controlar as substituições e despesas na manutenção do local.

Gestão de estoque corresponde a 60% do negócio

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas  (Sebrae), 60% dos custos de um negócio representam as mercadorias. Por isso, uma das funções básicas da gestão de negócio é controlar as entradas e o que é vendido/consumido pelos clientes da empresa.

Porém, são as pequenas empresas que, na maioria das vezes, não se preocupam. Consequentemente, não realizam a gestão de estoque. O que acaba tendo como consequência a falta de controle. Torna-se mais difícil checar a necessidade de comprar mais um produto do que outro.

Outro problema na falta de gestão é o investimento em uma mercadoria e ela acabar não dando o lucro previsto ou até mesmo comprando uma quantidade a mais do que necessário para a empresa. Sendo assim, o negócio acaba perdendo capital desnecessariamente, além de ainda ter uma diminuição na sua produtividade.

Passo a passo para fazer uma gestão de estoque

1° passo: tenha regras e padrões dentro do estoque, definindo os requisitos de como cada produto deverá ser guardado (tamanho, circulação de ar, temperatura e umidade). Além de determinar os horários que cada mercadoria entra e sai do estoque;

2º passo: estabeleça as responsabilidades e os processos realizando relatórios com os fluxos de entrada e saída, atualização das informações e a organização física das mercadorias. Outro ponto importante é que cada tarefa sobre o controle de estoque deverá ter um responsável;

3º passo: faça um fluxograma, um desenho ou até mesmo escreva o passo a passo de cada entrada e saída dos produtos, assim você terá mais clareza na hora de resolver algum problema quando aparecer;

4º passo: identifique tudo o que você possui guardado, faça um controle rígido seguindo os padrões que já havia decido quando resolveu abrir o empreendimento. Para essa etapa, pela ajuda aos funcionários e responsáveis para controlar a entrada e saída dos produtos da empresa;

5º passo: escolha fornecedores que sejam de confiança e planeje os pedidos dos produtos do seu negócio. Além disso tente negociar com os parceiros comerciais os prazos de pagamento quando for necessário. Para isso, tente sempre antecipar os pedidos das demandas previsíveis.

6º passo: determine um número mínimo e máximo para cada produto ser mantido no estoque. Para calcular a quantidade exata, deve ser levado em consideração o preço pago, o giro no estoque, a economia em caso de comprar em larga escala, prazo de entrega e frete. Isso tudo também dependerá da procura pelos consumidores, dos fornecedores, da época do ano, entre outros aspectos

7º passo: verifique os ganhos de produtividade e economia dos recursos, incluindo se houve redução na perda de produtos. É necessário cumprir essa etapa após ter organizado os controles.

6 dicas para uma boa gestão de estoque

O Sebrae listou seis recomendações que são importantes a serem seguidas pelos empresários para que consigam ter uma boa gestão de estoque na empresa. Confira agora quais são essas recomendações:

1. O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente;

2. Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;

3. Qualquer saída de estoque (seja produção, transferência ou troca) deve ser acompanhada de requisição de saída;

4. Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou;

5. Implantar o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;

6. Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das normas de entrada e saída de estoque. Com essas informações, o gestor pode calcular o giro das mercadorias auxiliando na compra para melhorar o capital da empresa.

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