Como usar o Trello para se organizar melhor

Coordenar uma equipe e direcioná-la dia após dia não é uma tarefa fácil. São diversas tarefas para pessoas distintas, projetos simultâneos e metas em comum. No entanto, um bom gestor deve ser o mais organizado possível para não deixar que as coisas saiam do controle e nem que seus liderados percebam a sua desorganização. Sabia que Trello pode ajudar nisso?

Atualmente, ser organizado tem sido cada vez mais fácil no mundo dos negócios e das empresas. Afinal, com a chegada da internet ficou cada vez mais fácil achar métodos que possibilitem um melhor controle das tarefas. O principal deles, mais conhecido e eficaz é o Trello. Uma ferramenta utilizada por diversas empresas e que tem sido um grande aliado também na comunicação.

trello
O Trello ajuda a organizar as tarefas dentro de uma empresa

Ter o controle das tarefas e manter uma organização com a sua equipe tornam as coisas ainda mais fáceis. E o melhor, ajuda também a aumentar a produtividade de todos, de modo geral, pois cada quadro pode ter um objetivo específico sem que se perca o controle e fique algo desorganizado.

Cada vez mais as empresas estão ficando menores, mais enxugadas e com profissionais específicos para determinadas funções. Olhando por esse lado, percebe-se que está cada vez mais comum um profissional desempenhar mais de uma função ou exercer diversas atividades ao mesmo tempo.

Por isso, o trello é uma ferramente fundamental que auxilia tanto no controle dessas atividades por parte do empregado, que saberá o que já fez e o que está pendente, como para o líder, sabendo como anda a demanda e se pode solicitar mais alguma coisa que não vá sobrecarregar ou atrapalhar.

Separe cada setor por quadros

Uma das diversas vantagens que o Trello tem é a criação de quadros separadamente para adicionar pessoas. Você pode renomear de acordo com o setor, projeto ou alguma atividade específica. Isso permite uma melhor organização dos grupos e suas respectivas obrigações.

Em cada quadro, você pode adicionar quantas pessoas quiser e descrever o seu objetivo nele para os participantes. Os quadros contém listas e cards diversos, que podem ser distribuídos de acordo com a preferências, criatividade ou desejo de organização de quem for administrar.

É recomendável que cada quadro tenha, pelo menos, um responsável para coordenar o que deverá ser feito. Podem ser pautas, tarefas, atividades, metas, entre outros. Ter alguém a frente é essencial pois mantém uma dinâmica de organização ainda maior. Entretanto, isso não é uma obrigação.

Pode acontecer, é claro, de algum grupo não ter ninguém a frente e ele ser totalmente colaborativo, onde todo mundo tem a liberdade de administrar. Porém, isso funciona quando todos tem o mesmo pensamento e os objetivos estão bem traçados entre os membros da equipe.

Organize os quadros com listas e cartões

Cada quadro pode ser organizado por listas e cartões. E esse é mais um atrativo para quem está pensando em começar a utilizar o Trello. Muito dificilmente um quadro fica desorganizado quando criadas listas específicas. É bem fácil e prático.

As listas podem ser renomeadas e são organizadas em fileiras. Elas podem ser classificadas por objetivo, por dia da semana, por tipo de atividade, pelo nome de algum projeto, entre outras opções.

Organize os quadros do Trello com cartões

Nas listas, são criados os cartões específicos para as tarefas que serão executadas. É através deles que o controle é possível, pois você administra quem ficará responsável, diz o que precisa ser feito descrevendo detalhadamente a atividade, pode fazer comentários adicionar diversas funções como imagens, vídeos arquivos, checklists, entre outros.

Um dica importante é não acumular os cartões. As listas podem ser acumulativas, pois não há problema permanecer por muito tempo, pois os cartões podem ser rotativos. É importante arquivar um cartão toda vez que a tarefa for concluída para que não vire uma bagunça, se não o objetivo do Trello vai por água abaixo.

Cada cartão deve ter o seu dono

Uma dica importantíssima é nunca esquecer de atribuir uma tarefa ou atividade de um cartão para determinada pessoa. É possível adicionar mais de uma pessoa em um cartão. Estabelecer um dono para uma tarefa é garantir que ela não ficará perdida. Além do mais, saberá de quem cobrar caso ela não seja concluída ou algo saia fora do previsto.

Esse é mais um método que o Trello proporciona aos líderes de equipe para organizar as suas tarefas e controlar as atividades. Outra dica importante é que a ferramenta tem uma opção de filtrar cartões. Uma lista pode conter milhares de atividades para pessoas diferentes. Dessa forma, você consegue filtrar apenas aqueles na qual foi adicionado.

Estipule prazos para as tarefas

Em um trabalho em equipe é fundamental que sejam estipulados prazos a serem cumpridos, pois organiza e ajuda a controlar as tarefas da equipe, a produtividade e na conclusão das demandas. Se esforçar para cumprir o que foi estabelecido é um dos diferenciais de uma equipe, pois ela será conhecida pelo seu comprometimento.

O Trello ajuda a não perder o prazo e cumprir metas. Para quem trabalha com essa sútil “pressão”, de ter que entregar até uma determinada data e horário, o principal receio é justamente esse, perder o prazo e não entregar dentro do previsto. Mas para quem utiliza o Trello as chances disso acontecer são mínimas.

Em cada cartão vem um botão no canto superior direito chamado data de entrega, que possibilita adicionar um dia e horário para aquela tarefa ser cumprida. O Trello personalizar o cartão que tem um prazo, para diferenciar daquele que não deve ser entregue em uma determinada data pois é uma tarefa ou atividade atemporal.

O Trello ajuda ainda a não esquecer desse prazo. O cartão ficará lembrando quando chegar próximo da data e ficará vermelho quando ultrapassar. Além disso, você ainda recebe um lembrete no e-mail cadastrado e no mural de avisos do Trello. Portanto, as chances da tarefa não ser cumprida são pequenas.

Personalize os cartões

Além da função data de entrega, os cartões das listas do Trello também podem ser personalizadas com etiquetas, que são mais um modo de organizar as tarefas. Para quem organiza, é também uma ótima saída para o controle das demandas e atividades, de acordo com a entrega é possível ir arquivando e definindo ordens de prioridade.

Você pode personalizar as listas com “pronto”, “fazendo”, “em andamento”, “alterar prazo”, “liberado”, “sugestão” e diversos outros termos. Essas etiquetas serão atreladas pela pessoa que estará responsável pelo cartão a medida em que ela for dando andamento naquela tarefa. Visualmente, ajuda ainda mais para quem está responsável pelo quadro pois consegue visualizar como está o andamento das atividades, sem precisar abrir um por um.

As etiquetas são mais uma forma de controlar e administrar as prioridades das tarefas, além dos prazos. Etiquetas como urgente podem ser utilizadas para alertar visualmente que aquela atividade é uma prioridade com relação as demais, ainda que outras estejam com prazo apertado de entrega. No entanto, é muito importante ter um cartão específicos destinado as regras de etiquetas para que todos saibam como usar e o significado de cada uma delas.

Baixe o aplicativo do Trello

Utilizar o Trello nunca foi tão fácil. A ferramenta é muito utilizada no desktop, pois é utilizada em tempo real nas empresas durante o expediente. Mas algo pode acontecer fora do horário de serviço ou quando você menos esperar e precisará consultar suas atividades que foram registradas na ferramenta.

Por isso, o Trello também está disponível como aplicativo para smartphones. Mesmo na rua, durante a viagem, deitado na cama, é possível se organizar e administrar as tarefas. Ele é disponível em todas as plataformas: android, IOS e Windows Phone. E o melhor: é gratuito, para a função básica. Comece já a utilizar o Trello e espalhe a novidade entre a sua equipe.

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