Como reduzir custos da empresa com eficiência

Reduzir custos é a meta de dez em cada dez empresas. A não ser que você não esteja preocupado com seu dinheiro, esse objetivo é uma constante na vida de qualquer empreendedor. Mas, como reduzir custos na empresa sem perder qualidade e eficiência? Nossa missão nesse artigo é te ajudar com esse desafio. Vamos lá?

Cenários de crise estão diretamente ligados a políticas de redução de custos nas empresas. E talvez seja justamente esse o maior erro: economizar só quando a coisa aperta.

Além disso, nem sempre as ideias para reduzir custos são pensadas de forma estratégica, a longo prazo. Se você ainda acha que demitir em massa ou cortar o cafezinho é ter uma política de redução de custos, você está errado.

reduzir custos da empresa

Com raras exceções, quem dita o preço de venda é o mercado. Essa é uma variável que geralmente foge do domínio da empresa. Já os custos são de domínio interno, podem ser controlados e ajustados.

Agora, vamos fazer uma conta básica. Se o seu lucro é resultado das suas vendas menos seus custos, e você não pode influenciar tanto no preço do mercado (preço de venda), onde você pode mexer para ganhar mais? Nos custos! Esse é o caminho para a maximização do seu lucro. Além de aumentar as vendas, claro.

O conceito de redução de custos

Uma política de redução de custos visa, principalmente, ao aumento do valor da empresa para os donos ou acionista, através do lucro. Para isso, receitas e custos devem ser trabalhados conjuntamente. Só assim é possível obter a maior eficácia da política de redução de custos.

Política de redução de custos é o conjunto de diretrizes coordenadas pela alta administração da empresa, objetivando a redução permanente e geral de custos e despesas, através de diversos enfoques coordenados e integrados, medidas e procedimentos específicos, para obtenção de ganhos gerais de eficiência e produtividade.

Segundo o Instituto de Estudos Financeiros, há duas formas de as empresas implementarem programas de redução de custos. Entenderemos isso a seguir.

Redução de custos espontânea

Lembra que falamos que reduzir custos não deve ser uma preocupação só na crise? A redução de custos espontânea é buscada antes de qualquer sinal de ameaça à empresa.

Ela tem o objetivo de criar e manter uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes. É feita de forma mais natural e sem cortes drásticos. Planejada e sem gerar grandes impactos negativos ou restrições aos colaboradores.

Redução de custos compulsória

Ao contrário da espontânea, a redução de custos compulsória é implantada somente quando a crise financeira já atinge a empresa. Nesse caso, reduzir custos é uma forma de sobrevivência do negócio.

O cenário ganha então impacto entre todos os colaboradores, com cortes de custos muitas vezes radicais. Por não ser planejada e estratégica, essa forma de reduzir custos tem eficácia incerta.

Como reduzir custos fixos na empresa

Antes de mais nada, é preciso avaliar. Sua primeira tarefa deve ser estudar seu orçamento, separando os custos fixos e variáveis. Muitas empresas apostam, de cara, na redução dos custos variáveis. Mas pensar em um programa de redução que atinja também os gastos fixos pode ser ainda mais útil.

Confira cinco dicas para reduzir custos fixos na empresa:

1) Aposte na nuvem, sites e aplicativos

O custo do papel é extremamente alto. Hoje em dia existem inúmeras formas de você acabar com isso. Aposte nas planilhas compartilhadas, arquivos na nuvem, digitalização de documentos. Fuja dos gastos com papel e cartuchos de impressora. Da mesma forma, você pode utilizar bancos de imagens gratuitos, aplicativos e ferramentas de design, controle de produção, gerenciamento e comunicação. Alguns bons exemplos são o Canva e o Trello.

2) Reduza gastos com energia elétrica

Esse tópico rende um artigo inteiro. O que mais se fala por aí é em economia de luz. Pequenas ou grandes mudanças na rotina e estrutura da empresa podem reduzir muito os cursos com energia. Por exemplo desligar o ar no inverno e investir em maquinário mais econômico.

3) Otimize o expediente

Procure estabelecer um horário de expediente que seja favorável à produção. Evite horas extras, por exemplo. E, se puder, terceirize serviços como limpeza e segurança. Investir no home office em alguns dias da semana pode gerar uma grande economia de luz, telefone e materiais de escritório. Por outro lado, trabalhar com freelancers é uma tendência forte nas empresas e custa mais barato que manter um funcionário full time.

4) Negocie com fornecedores

Esteja em constante avaliação dos seus fornecedores. Procure sempre novas opções, com variações de preços e prazos. Não tenho medo de mudar daquele fornecedor antigo para uma nova opção do mercado, se ela estiver valendo mais a pena. Pesquise também os preços dos fornecedores dos seus concorrentes.

5) Fique de olho nos custos financeiros e tributários

Verifique se seu regime tributário é o mais adequado e refaça anualmente o seu planejamento tributário. Renegocie tarifas com bancos, tenha contato constante com seu gerente e não deixe de questionar as tarifas aplicadas. No caso de dívidas, renegocie com o banco procurando sempre juros mais baixos.

Ideias inovadoras para reduzir custos

Você enxuga daqui, reduz dali, corta de lá, mas chega uma hora que parece não haver mais onde cortar, não é? Calma, você pode estar enganado. Investir em ideias inovadoras pode criar mais opotunidades para você reduzir custos da empresa. Confira algumas delas!

  • Aposte na sustentabilidade, por exemplo substituindo os copos descartáveis por canecas de vidro.
  • Envolva seus colaboradores; eles podem ter uma visão melhor dos desperdícios diários.
  • Otimize processos, investindo em ferramentas de gestão, que fazem a integração dos processos entre as equipes.
  • Utilize lâmpadas de LED, que podem durar até cinco vezes mais do que uma lâmpada fluorescente, com a mesma luminosidade.
  • Crie campanhas com metas de redução de custos, engajando todos na mesma causa.
  • Incentive ações de limpeza coletiva, criando metas e oferecendo recompensas.
  • Faça reuniões a distância, evitando gastos com deslocamentos.
  • Crie parcerias com empresas do mesmo nicho para conseguir desconto com fornecedores.
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