Passo a passo: como administrar uma pequena empresa

Se você ainda acha que ter uma administração bem estruturada é coisa de grande empresa, está enganado. Quer saber como administrar uma pequena empresa? Quem explica é o professor Marcelo Marques, que dá a seguir o passo a passo para você montar um negócio e administrá-lo da maneira certa.

como administrar uma pequena empresa

Entendendo a Administração

Quando uma empresa se constitui e começa a crescer, acontece o que é conhecido na área como “ganhar musculatura”. Se sua empresa está crescendo, obrigatoriamente você vai criar novas tarefas, novos processos, novos cargos.

Chega um momento em que sua empresa terá níveis administrativos bem estruturados. Esses níveis podem ser:

administração 1

Em cada um desses níveis, vamos encontrar administradores, que vão executar as ações administrativas. Mas, obviamente, o planejamento executado será diferente em cada nível.

Entenda melhor esses três níveis e as funções de cada um deles no vídeo abaixo:

Etapas do Planejamento Organizacional

O planejamento organizacional acontece em etapas. É importante que você entenda que o planejamento não tem nada a ver com decisões futuros, mas sim com decisões presentes, para saber o que você espera no futuro.

Quando você não faz um planejamento, é como andar no escuro. No planejamento, você vai estabelecer objetivos a curto, médio e longo prazos.

Confira as etapas necessárias para o planejamento organizacional:

A explicação para cada etapa você pode conferir no vídeo:

Como mapear os processos organizacionais

Toda empresa é o resultado de processos organizacionais. E conhecer esses processos é fundamental para melhorar seus produtos ou serviços, oferecendo cada vez mais, com cada vez menos custo. Se você não tem a real noção de como as coisas acontecem dentro da sua empresa, deveria!

A estruturação do processo organizacional funciona assim: um processo é formado por vários subprocessos, que são formados por várias atividades, que são formadas por várias tarefas. É mais ou menos assim: várias tarefas formam uma atividade, várias atividades formam um subprocesso, vários subprocessos formam o processo organizacional.

E qual é a razão que faz existir um processo organizacional? Ele, obrigatoriamente, precisa agregar valor para o seu negócio.

Mapear os processos organizacionais e saber como eles acontecem dentro da sua empresa é fundamental. Porque quando você faz isso, pode descobrir falhas. Por exemplo, algo que deveria ser feito, etapas desnecessárias e pessoas no lugar errado.

Para desenhar o fluxo de trabalho dentro da sua organização, você pode usar os fluxogramas. São gráficos que representam a rotina das organizações. Tanto que é também chamado de gráfico de rotina ou gráfico de processo.

Veja um exemplo de fluxograma:

Quer aprender a fazer os fluxogramas dentro da sua empresa? Assista ao vídeo:

Mantendo a qualidade na sua empresa

Independentemente do tamanho do seu negócio, se você quer crescer ou, no mínimo, se manter no mercado, você precisa investir em qualidade. Buscar a qualidade não deve ser uma meta, e sim um hábito.

Na Administração, a gestão da qualidade pode ser entendida como:

 O modo de gestão de uma organização, centrado na qualidade, baseado na participação de todos os seus membros, visando ao sucesso a longo prazo, através da satisfação do cliente e dos benefícios para todos os membros da organização e para a sociedade.

Mas, como manter a qualidade na sua empresa? Você pode começar não cometendo esses sete pecados:

1. Negligenciar a qualidade;

2. Prometer e não entregar;

3. Acostumar-se com a média;

4. Não identificar o que é prioritário corrigir;

5. Não se comunicar com o seu cliente;

6. Não inovar e mudar;

7. Não fidelizar seus clientes.

Nos dois vídeos a seguir, confira a explicação para cada um dos pecados listados:

Definindo as Estratégias Organizacionais

A estratégia vai manobrar o seu curso de ação. Do momento em que você está até o momento que você deseja estar no futuro. Mesmo os pequenos empreendedores devem saber o que é e como definir sua estratégia.

É preciso enxergar a sua situação atual, fazendo um diagnóstico do presente. Depois, olhar para o ambiente, para as condições políticas e para as oportunidades. É assim que você vai enxergar as possibilidades de aproveitamento dessas oportunidades.

A seguir, indicamos uma ferramenta valiosa para você definir suas estratégias organizacionais: a Análise Swot.

Análise Swot

Também conhecida como Matriz FOFA, pois significa, em inglês, Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Com esse recurso, você poderá tomar decisões de forma mais segura.

É só cruzar os quadros para entender:

– Ponto fraco + ameaça = sobrevivência (condições desfavoráveis);

– Ponto forte + ameaça = manutenção (tenho condições para enfrentar a ameaça e me manter no mercado);

– Ponto fraco + oportunidade = crescimento (tenho que fazer investimento para aproveitar a oportunidade do mercado);

– Ponto forte + oportunidade = desenvolvimento (tenho condições imediatas de aproveitar a oportunidade).

No vídeo abaixo, assista à explicação detalhada para usar a Análise Swot ao definir estratégias:

Avaliando sua administração

De nada vai adiantar você definir estratégias e colocá-las em prática, se não avaliar se está no caminho certo. Para isso, existem os indicadores.

Os indicadores servem para mensurar os resultados,  gerir o desempenho, embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada decisão, além de contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais.

Qualquer indicador só deve existir desde que haja utilidade para ele. Pense que você vai gastar tempo, dinheiro, recursos e pessoas para criar e acompanhar um indicador. Se ele não for utilizado para gerar informação que vai lhe ajudar no processo de tomada de decisão para melhorar sua empresa, então não crie esse indicador.

Dentro dessa premissa, você pode usar os Indicadores Balanceados de Desempenho (BSC ou Balanced Scorecard). O BSC é um modelo de gestão estratégico que permite às empresas priorizarem suas ações do dia a dia, para alcançar objetivos traçados em seus Planos Estratégicos.

Esses indicadores do BSC podem ser divididos em quatro categorias:

– Financeiros;
– Processos internos;
– Processo do cliente;
– Aprendizado e crescimento.

Veja como fica na figura a seguir:

Administração 4

Confira a explicação completa aqui:

As 3 etapas do Planejamento Organizacional

Planejamento é o trabalho de preparação de qualquer empreendimento. O produto final do planejamento será o seu plano de negócios, que deve conter, principalmente:

– Objetivos e Metas;
– Meios necessários para realização (humanos, financeiros, materiais e tecnológicos);
– Mecanismos de Controle.

Conforme falamos no início deste artigo, são três os níveis administrativos: estratégico, tático e operacional. Veremos, então, como é feito o planejamento em cada um desses níveis.

Aproveite para assistir aos três vídeos a seguir, sobre as etapas do planejamento!

Planejamento Estratégico

Envolve a alta administração e estabelece as diretrizes gerais da organização, como missão, valores e visão. As decisões são pensadas com consequências a longo prazo.

É nessa etapa que se pensa na relação com o meio e com a concorrência, além de parcerias estratégicas. É um bom momento para se fazer a Análise Swot, que já explicamos aqui.

Planejamento Tático

Também é conhecido como Planejamento Administrativo, Funcional ou Departamental. São exemplos deste tipo de planejamento: Planos de Marketing, de Produção, Financeiros e de RH.

É um detalhamento do Planejamento Estratégico, com objetivos departamentais e de médio prazo.

Planejamento Operacional

Consequentemente, este planejamento desdobra do Planejamento Tático. É quando você vai identificar as atividades, calcular o tempo necessário para executá-las e traçar um plano de ação.

Esse planejamento permite ter uma visão das tarefas rotineiras, com alto nível de detalhamento. É o que é conhecido como “chão de fábrica”, que engloba os objetivos e metas de grupos e indivíduos, a curto prazo.

Administrando seus Recursos Humanos

Você sabe a importância dos recursos humanos para seu pequeno negócio? Saiba que vai ter vantagem competitiva a empresa que selecionou corretamente, desde o início, seus colaboradores.

Faz parte da Administração gerir pessoas, liderar equipes, avaliar o desempenho e treinar funcionários. Assim como há a administração financeira, de produção e de recursos materiais, por que não existir administração dos recursos humanos? Pense nisso!

Na sua empresa, você é um chefe ou líder dos seus recursos humanos? Todo líder é um influenciador de pessoas. É ele que vai influenciar o comportamento dos colaboradores, em prol do sucesso da empresa.

Veja como desenvolver uma liderança eficaz na sua empresa:

Se você leu com atenção até aqui e assistiu a todos os vídeos sugeridos, adquiriu bons conhecimentos para administrar uma pequena empresa de forma eficiente. Mas, se ainda assim você ficou com alguma dúvida, mande para nós! É só comentar neste artigo, que responderemos em breve.

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