Automatização de processos: o que é, quando e como iniciar?

Por Hellen Nascimento

Automatizar é a palavra da vez, afinal, ao tornar processos automatizados a sua empresa ganha em produtividade, qualidade e eficiência. Por consequência, é possível aumentar a conversão de vendas e até mesmo reduzir os custos do seu negócio.

Mas por onde começar? Para saber tudo sobre automatização de processos, o que é, quando e como iniciar continue lendo este artigo com os seguintes tópicos:

O que é automatização de processos

Vantagens da automatização de processos

Quando implantar na sua empresa

Como iniciar a automatização no seu negócio

Automatização de processos

O que é automatização de processos

A automatização de processos acontece quando as tarefas dentro da sua empresa não são realizadas de forma manual, mas sim com a ajuda de equipamentos, como os computadores, além de instrumentos que permitem aos processos serem executados de modo automático.

Você já pode ter no seu negócio uma dessas ferramentas. É o caso do uso de código de barras, um ótimo exemplo de automatização de processos. Através do leitor de código de barras é possível substituir o trabalho manual, garantindo a correta armazenagem dos produtos e um controle de estoque correto.

Vantagens da automatização de processos

A automatização de processos oferece uma série de benefícios para empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Confira quais são elas:

Aumento da produtividade, uma vez que pela agilidade que proporciona, a automatização de processos faz com que as tarefas diárias de uma empresa se tornem mais eficientes;

Redução de Custos, por conta da necessidade de um menor número de profissionais envolvidos em cada atividade, além de diminuir a necessidade de materiais e provocar um menor número de resíduos;

Qualidade superior, pois com a automatização de processos é possível ter uma melhor padronização dos produtos e serviços. Também há menor margem para os erros, além de ser mais fácil de regular quando necessário;

Maior segurança devido à menor margem de erro para as tarefas desempenhadas na sua empresa. Já quando a automatização de processos envolve máquinas de grande porte garante ainda a segurança dos trabalhadores;

Vantagem competitiva, como o resultado inevitável dos demais benefícios da automatização, já que se consegue um preço mais competitivo no mercado.

Quando implantar na sua empresa

Devido a todas as vantagens que a automatização de processos proporciona, quanto antes for possível implantar na sua empresa, melhor. No entanto, isso sempre exige um investimento inicial, embora ele possa se pagar muito antes do que o esperado.

De qualquer forma, é importante pesquisar quais são as soluções de automatização disponíveis e adequadas para o seu negócio, bem como pesquisar a que oferece o melhor custo benefício. Além disso, é preciso analisar quando vale a pena implantá-las.

Para tanto, é preciso certificar-se de que a solução escolhida reduz os seus custos com mão de obra, evita uma tarefa recorrente e repetitiva para a sua equipe e garante um trabalho mais confiável do que se fosse realizado com a intervenção humana.

Como iniciar a automatização no seu negócio

A automatização de processos é tentadora, afinal, com ela você pode finalmente se colocar em frente a sua concorrência e se tornar uma empresa de prestígio. No entanto, são muitas as maneiras de implantar essa inovação, por isso, é preciso saber como fazer.

Uma das maneiras de começar a automatizar seus processos é implantar um sistema ERP online que automatiza os processos do seu escritório, como controle financeiro, controle de estoque, nota fiscal eletrônica e muito mais.

O primeiro passo é determinar quais os setores que vão ganhar tendo os seus processos automatizados. Também é preciso avaliar os custos e considerar uma implantação progressiva, de acordo com as suas necessidades financeiras.

Nesse caso, é necessário priorizar as soluções que vão contribuir mais para o seu negócio. Para ajudar na escolha é preciso listar os seus processos e avaliar as que exigem mais tempo. As que pela falta de automatização estão mais propícias a erros e as que são mais custosas para você.

Para o levantamento, deve-se ainda considerar qual solução de automatização vai refletir na qualidade de atendimento e de produto ou serviço para o seu cliente e a lucratividade. Afinal, quando isso acontece é que a solução contribui efetivamente com a conversão de vendas e o controle financeiro.

Por fim, é essencial que os resultados sejam mensurados para que seja possível analisar se a automatização está contribuindo como o esperado. No início, é normal que seja preciso alguns ajustes e acompanhar a implantação de perto é imprescindível.


*Hellen Nascimento é Analista de Marketing no GestãoClick, formada em Publicidade e Propaganda. Tem paixão pelo que faz e pelo conhecimento, movida pela curiosidade, e adora novos desafios.

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