4 formas de tornar suas reuniões mais produtivas

Quando o assunto é reunião de trabalho, você é capaz de extrair o melhor das pessoas que participam? Pesquisadores estimam que gastamos 37% do nosso tempo em reuniões, mas metade desse tempo é completamente desperdiçado. Então, como tornar as reuniões mais produtivas?

Como aproveitar melhor esse momento e estimular a equipe a sair da reunião pronta para arregaçar as mangas? “Sempre há coisas que você pode fazer para tornar suas reuniões mais assertivas, estimulantes, e transformá-las em uma experiência agradável”. Quem afirma é Villela da Matta, presidente da SBCoaching, master coach e formador de mais de 30 mil coaches.

reuniões mais produtivas

Qual o segredo para reuniões mais produtivas?

Uma vez que você tenha as pessoas na sala, o segredo para uma reunião eficaz pode estar no cultivo do bom humor, acredite. Daniel Goleman, um dos principais pesquisadores mundiais em inteligência emocional e social, estima que 20% a 30% do desempenho dos funcionários é determinado pelo humor das pessoas.

Por que? A professora Barbara Fredrickson, da Universidade da Carolina do Norte, descobriu que emoções positivas como interesse, admiração, orgulho, diversão e gratidão não apenas substituem nossos pensamentos ruins pelos bons, mas literalmente ampliam a forma como nossos cérebros estão funcionando. Trata-se de uma teoria chamada “broaden and build” (ampliar e construir).

“Quando experimenta emoções positivas, a pesquisa sugere que seu campo de visão periférica é expandido para que você possa absorver cerca de 75% do que está acontecendo. Em um clima neutro ou negativo chega a apenas 15%. Isso porque seu cérebro é inundado com dopamina e serotonina, ajudando-o a criar e manter mais conexões neurais para que você possa organizar novas informações, pensar mais rápida e criativamente, tornar-se mais habilidoso em análises complexas, resolver problemas e criar novas maneiras de fazer as coisas”, explica Villela.

Com seu cérebro se sentindo seguro, você pensa mais em como colaborar com as pessoas ao seu redor. Isso não acontece quando está no modo de sobrevivência e pensando apenas no “eu”.

A professora Fredrickson concluiu que as emoções positivas ajudam, também, a ampliar e construir nossas mentes para que possamos enxergar novas possibilidades, superar os contratempos, nos conectar melhor com os outros e usufruir de todo o nosso potencial.

Então, como é possível aplicar tudo isso na sua próxima reunião para criar um clima positivo? Villela da Matta sugere quatro pequenas mudanças que você pode adotar para obter resultados muito melhores em suas reuniões. Confira!

1) Comece com um aquecimento

Quando as pessoas chegam à reunião, suas mentes estão todas em estados diferentes, com base em onde estavam anteriormente.

Para levá-las a um estado mental amplo, você deve injetar um pouco de positividade, perguntando “O que está funcionando bem?” ou compartilhando uma história engraçada ou positiva.

Você ainda pode aplicar um breve teste ou jogo (relacionado à tarefa) para fazer as pessoas interagirem e se sentirem bem.

2) Planeje o conteúdo conscientemente

Estimular a ação é, geralmente, o objetivo da maioria das reuniões. Quando uma pergunta é feita, ela desencadeia a dopamina, uma das químicas boas que podem ser sentidas em nosso cérebro.

Começamos, então, a imaginar o que pode ser possível, preparando-nos para a ação. Em vez de focar o conteúdo em longas explanações e declarações, tente se concentrar em perguntas que considere relevantes e, por meio delas, abordar os temas que pretende tratar.

3) Projete a reunião em torno dos pontos fortes das pessoas

Pense em quem participará da reunião e quais pontos fortes eles possuem. Lembre-se: pesquisas indicam que quando temos a chance de usar nossos talentos, estamos até seis vezes mais engajados no que estamos fazendo.

Quais oportunidades você pode criar na reunião para que as pessoas tenham a chance de fazer o que fazem melhor e serem valorizadas por suas contribuições?

4) Termine com um final épico

Temos a tendência de nos lembrarmos mais dos finais de eventos, acontecimentos, conversas e etc. Portanto, certifique-se de que o fim da sua reunião seja revigorante e animado.

Reserve um tempo para injetar um pouco de emoções positivas com uma apreciação sincera, uma atividade interativa, uma boa história, um vídeo instigante ou algum tipo de recompensa. As pessoas estarão mais propensas a se lembrarem de sua reunião com carinho e a aparecerem com entusiasmo da próxima vez!

“Ao adotar esses quatro passos simples, você será capaz de aumentar a participação em suas reuniões ao longo do tempo. As pessoas realmente vão querer estar integralmente presente nelas. Muitas mãos alinhadas e comprometidas poderão fazer um trabalho de forma mais leve e conquistar resultados acima do esperado”, finaliza Villela.

Que tal começar a pensar no clima que você deseja criar para sua próxima reunião e quais emoções quer despertar?

Deixe um comentário.

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *